Las TIC en la gestión financiera.
DEFINICIÓN DE LOS PROCESOS HABITUALES DE LAS FINANZAS:
Las pequeñas y medianas empresas deben hacer frente a un entorno financiero que las sitúa en una posición de desventaja frente a competidores de mayor trabajo, ya que estos cuentan con condiciones financieras más ventajosas y son más profesionalizadas.
El grado de dependencia y los costos financieros de pequeñas y medianas empresas son cuestiones a las que frecuentemente no es ajena la falta de nivel financiero, por parte de los gestores estas empresas.
INTEGRACIÓN O RE DEFINICIÓN DE LAS TIC EN LOS PROCESOS:
Existe una inevitable y valiosa interacción entre las decisiones de carácter financiero y el resto de funciones o actividades.
Las herramientas facilitadoras de la parte "gestión financiera" en una empresa, se desarrolla a través de "el cuadro de mando integral" este es necesario para una empresa pueda medir aspectos, los resultados financieros y la capacidad que tiene la organización para producir.
CUADRO DE MANDO INTEGRAL:
El Cuadro de Mando Integral (CMI) es un modelo de gestión que facilita la toma de decisiones y que recoge un conjunto coherente de indicadores que proporciona a la alta dirección y a las funciones responsables, una visión comprensible del negocio o de su área de responsabilidad. La información aportada por el CMI, permite enfocar y alinear los equipos directivos, las unidades de negocio, los recursos y los procesos con las estrategias de la organización En definitiva, esta herramienta de gestión es muy útil para la dirección de empresas en el corto y en el largo plazo. En primer lugar, porque al combinar indicadores financieros y no financieros permite adelantar tendencias y realizar una política estratégica, y en segundo lugar, porque ofrece un método estructurado para seleccionar los indicadores guía que implican a la dirección de la empresa.
La implantación del Cuadro de Mando Integral en la empresa vinculada a un modelo de objetivos aporta una serie de beneficios como:
• Propósitos claros y asumidos.
• Propósitos claros y asumidos.
• Objetivos concretos sobre responsabilidades reales.
• Resultados retadores, pero alcanzables.
• Mecanismos de información para el seguimiento.
• Integración y coherencia entre objetivos.
• Capacidad suficiente para actuar por Acción-Reacción.
• Autonomía para la gestión de los recursos necesarios.
Sirven para:
• Definir el objetivo a cubrir.
• Definir el objetivo a cubrir.
• Conocer permanentemente el grado de logro de un objetivo en curso.
• Permitir un mayor autocontrol de los avances.
• Revisar y evaluar los resultados finales.
• Aportar mayor objetividad y satisfacción tanto al evaluado como al evaluador.
Es necesario seguir estas cuatro fases:
1. Diseño:
Se refiere a la construcción con todos sus elementos y beneficia a la organización tanto durante el proceso de diseño por el aprendizaje que supone para las personas implicadas, como en el uso del mismo día a día.
Los puntos de partida para la definición del CMI son la misión, la visión y los valores que conforman el marco estratégico. Teniendo en cuenta todo lo anterior, se definen los objetivos estratégicos que guiarán la gestión de la organización en el medio y largo plazo.
Los puntos de partida para la definición del CMI son la misión, la visión y los valores que conforman el marco estratégico. Teniendo en cuenta todo lo anterior, se definen los objetivos estratégicos que guiarán la gestión de la organización en el medio y largo plazo.
2. Implantación
Se refiere a la introducción y visualización del diseño realizado “en papel” en una herramienta de software. La selección del software más apropiado debe tener en cuenta aspectos como la cultura de la organización, la comunicación, la integración y la eficiencia.
3. Integración de los sistemas y las personas
En este punto se deben identificar las fuentes de cada uno de los datos necesarios para alimentar los indicadores, con la periodicidad determinada. El proceso finaliza con la formación a los usuarios del sistema y el mantenimiento de las aplicaciones y con el adecuado servicio post-venta de los proveedores.
4. Seguimiento
Se diseñan procedimientos para seguir el funcionamiento del CMI diseñado. Para ello, de forma periódica, según los ciclos de medición establecidos en cada nivel, se evalúa la implantación del CMI, monitorizando el sistema en tiempo real y perfeccionándolo.
El Cuadro de Mando Integral emplea indicadores y objetivos en torno a cuatro perspectivas:
• Del cliente: la imagen que tiene el cliente de la empresa.
• Del cliente: la imagen que tiene el cliente de la empresa.
• Interna del negocio: en qué aspectos debe destacar la organización.
• Innovación y aprendizaje: conocer las posibilidades que se tienen para seguir mejorando y creando valor.
• Financiera: es el punto de vista de los accionistas
BANCA ELECTRÓNICA Y GESTIÓN DE TESORERÍA:
El desarrollo de la banca electrónica está constituyendo un hito en la prestación de servicios on line. La transición desde el banco tradicional, que apenas ha cambiado desde hace varios siglos, hacia el nuevo concepto parece un proceso imparable aunque requiera un período de adaptación. de cualquier empresa de negocios, las funciones de planificación, análisis y control financiero adquieren una importancia crucial, constituyéndose en elemento esencial para el éxito y la supervivencia de la empresa. El caso más representativo es el de las empresas que han buscado en Internet una solución para su gestión financiera y contable. Las nuevas tecnologías, especialmente Internet y la telefonía móvil, han proporcionado a bancos y clientes nuevos canales de comunicación para hacer negocio, pero han aumentado la complejidad de la gestión de estos últimos. Por otra parte, pese a que el uso de la banca en Internet está en alza muchos clientes, se siguen mostrando reticentes a mantener una relación on line con su banco porque desconfían de la seguridad.
En cuanto a la gestión de la tesorería, permite a las empresas llevar a cabo un control y seguimiento de su situación financiera en tiempo real mediante la consulta de saldos y extractos de cuentas, traspasos de fondos entre las distintas cuentas que posea la empresa en la entidad financiera, transferencias a otras cuentas de distintas entidades, gestión del correo (permite la solicitud de duplicados o cambio en la periodicidad del mismo) y la gestión de domiciliaciones (permite la consulta de las órdenes de pago cursadas por la empresa, de recibos, etc.).
Ventajas
Mediante el uso de nuevas aplicaciones electrónicas de banca, las pequeñas y medianas empresas pueden mejorar su eficacia y rentabilidad gracias al desarrollo de nuevos servicios y operaciones destinadas a facilitar ese trabajo relacionado con la gestión de cobros y nóminas, operaciones internacionales o gestión de excedentes de tesorería, por citar algunos ejemplos. La banca por Internet proporciona importantes ventajas a las empresas:
• Disponen de los servicios bancarios durante todo el día y todos los días del año y les permite realizar todo tipo de consultas, gestiones y operaciones.
• Facilita una gestión puntual de la tesorería, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
• Facilita una gestión puntual de la tesorería, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
• Los servicios on line disminuyen las comisiones y ofrecen interesantes promociones de lanzamiento de productos.
• Se evitan desplazamientos a la oficina bancaria física para realizar operaciones habituales, con el consiguiente ahorro de tiempo.
• No es necesario tener altos niveles de conocimiento sobre informática pues estos sistemas están diseñados en función de la intuición del usuario y es muy sencillo familiarizarse con ellos.
• Se evitan desplazamientos a la oficina bancaria física para realizar operaciones habituales, con el consiguiente ahorro de tiempo.
• No es necesario tener altos niveles de conocimiento sobre informática pues estos sistemas están diseñados en función de la intuición del usuario y es muy sencillo familiarizarse con ellos.
4.2.3 FIRMA ELECTRÓNICA:
El desarrollo empresarial, el comercio electrónico y el intercambio de información necesitan una respuesta técnica segura, y la firma electrónica es una herramienta válida y cada vez más popular. Es fundamental para la mejora de la seguridad de la información y la generación de confianza, dado que permite efectuar una comprobación de la identidad del origen y de la integridad de los mensajes intercambiados en Internet.
El funcionamiento de la firma electrónica se basa en un par de números –la clave privada y la clave pública– con una relación matemática entre ellos. Estos números o claves se generan a partir de un navegador de Internet y del certificado digital emitido por la entidad certificadora. Sobre la firma electrónica recibida, el receptor aplicará la clave pública del emisor a fin de descifrarla. El resultado será una huella que debe coincidir con la huella del mensaje. Si esto se produce, hay garantía de que el mensaje no ha sido modificado y de que ha sido emitido por el titular de la firma.
En la actualidad, la firma electrónica se mueve dentro de las grandes compañías y pymes, que encuentran en ella una herramienta cómoda y eficaz de relación virtual con otras empresas.
4.2.4 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA:
La facturación electrónica consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmentecon certificados reconocidos, que permiten dar la misma validez legal que las facturas emitidas en papel. El proceso de facturación es un proceso importante para cualquier empresa, una relación basada en documentos en formato papel que para ser generados y procesados precisan del empleo de grandes cantidades de recursos y para los que las empresas se ven obligadas a realizar muchas tareas de forma manual.
Si las empresas recurren a la facturación electrónica es por la optimización en los procesos. La recepción y emisión de la e-factura es rápida y automática, permitiendo reducir cargas de trabajo y de tiempo, y eliminando los errores manuales. Otros de los motivos es porque la e-factura beneficia al medio ambiente al prescindir del soporte papel y la tinta.
En este sentido cabe destacar que los sistemas de facturación electrónica no son un ámbito exclusivo de las grandes empresas sino que son posibilidades al alcance de pymes e incluso de los autónomos.
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